DOSTOR存储在线 8月15日国际报道：在多年很少接触电子发现后，现在的IT部门越来越对关键数据管理和电子发现搜集阶段负责。本篇文章是我们前面有关电子发现的文章《IT和电子发现的重大改变》的后续文章。这里，我们将探讨这次重大改变的三大推动因素，以及电子邮件归档和备份现在在履行新电子发现职责的时候所处的位置。
数据快速增长的三大推动因素
数据的快速增长是许多私人部门和公共部门普遍的现象。存储管理员在复杂的架构中管理存储，包括主存储、近线/归档存储、基于磁盘的保护层、磁带库、离站镜像存储系统以及个人台式机和笔记本电脑。
备份和归档的管理本身就已经很有挑战性了，现在又要加上电子发现。电子发现的一个坏消息就是：1.这些快速增长的数据仓库数据必须用于法律诉讼和合规；2.IT部门必须控制好这种数据的保留，同时还要有一个具有高度成本经济性的存储管理；3.每个存储类型都可能有数十上百个存储目标和组件，每个子环境本身可能就是一个电子发现的挑战。
我们理解IT人员不太情愿在这些复杂的存储环境中承担起电子发现流程的职责，但是我们没法避免它。糟糕的电子发现会带来严重的后果。法务人员可以从法律的角度来考虑数据搜集和保存，但是只有IT人员才能够在复杂的存储环境下提供合适的搜索访问和数据保存。
1. 越来越快和越来越广的数据搜集
许多公司过去经常当数据搜集显得耗时很长和昂贵的时候为自己辩护说这是“不当负担”。法官通常会询问这些搜索成本是否和事件有关。比例性的原则仍然很重要，但是法官现在关注的是不当负担背后的原因。如果原因是数据存储管理不当，那么法官通常会驳回当事人的请求并要求当事人承担这个成本。
现在是IT部门的责任了。IT部门必须构建一个管理良好的存储架构以便优化任何电子发现搜集软件。理想情况下，IT部门必须能够主动简化复杂的存储，因为管理良好的存储除了对电子发现有好处以外还有很多其他好处。这是一个长期的责任，但是IT部门可以从部署电子邮件归档产品开始，然后开始解决数据搜集问题的长征。
2. 双重功能的电子发现产品
一个令人鼓舞的趋势就是许多电子发现搜集产品现在有双重功能。这些产品现在既可以用于电子发现，也可以用于数据管理操作。例子包括来自存储厂商的拥有电子发现功能的电子邮件归档产品，或来自电子发现厂商的政策推动型数据保留引擎。这两种方式都鼓励IT人员使用同样的产品来支持电子发现和改善存储管理。当经费是来自IT预算的时候，这尤其是一个值得讨论的话题。即使经费是来自几个不同的预算，双重功能的产品仍然可以提高IT人员的时间投资价值。
3. 真正开始执行的时候
现在我们已经分析出了IT部门的电子发现推动因素，那么IT部门看到的最大影响是什么？目前最大的电子发现目标是电子邮件。不幸的是，对于许多公司来说，它们的电子邮件“归档”程度实际上是备份磁带，后者可以让电子邮件搜集流程变得非常困难和耗时。让我们来看看这是为什么以及IT部门的替代选择方式有哪些。
电子邮件可能是在线存储、可能存储在电子邮件归档里面或备份磁带里面。主存储上的活跃邮件可以成为电子邮件目标，尤其是当法务人员马上意识到可能需要面对法律诉讼的时候，比如说工伤事件。在这种情况下，法务部门应该马上发送一个数据保留命令以保留与这次事件相关的信息。但是大多数法律诉讼的发生时间是在事件发生后的一年到五年内——有时还更长——这意味着已备份的或已归档的电子邮件会成为电子发现目标。电子邮件经常被存储在长期磁带备份中，这不利于电子发现。下面是通常的流程：
第1步：IT部门收到来自法务部门的数据保留请求。法务部门已经给数据保管员发去邮件，要求保留相关台式机和笔记本上的信息，而IT部门则负责在公司备份上给电子邮件定位。
第2步：从多个不同的备份应用程序中找到备份目录。
第3步：搜索每个备份目录，寻找潜在的可能响应的磁带。
第4步：给负责相关磁带的离站管理员发出请求，或者你自己找去。
第5步：收到并放好磁带。
第6步：使用多个备份应用程序来恢复数据。配置更多的存储。
第7步：在数据范围内搜索元数据。将响应的数据复制到在线目录或便携式存储媒介上。
第8步：记录下整个数据保留流程。发誓不再做第二次。当然，你也知道自己不会那么幸运。
显然，应该有更好的方法。一些人可能会简单地建议在主存储和二级存储上的大规模电子邮件删除，不过这需要法务部门完全了解所有数据保留需求。要记住，法律诉讼还没正式开始，法务部门只需要合理地预计可能会发生一次法律诉讼。例如，如果一位女性员工在向人力资源部门抱怨说遭到性骚扰后离职，法务部门应该马上要求保留相关电子邮件。事实是，IT部门的90天立即删除政策不会给法庭带来任何感触。
最好的电子发现电子邮件保留方法就是使用电子邮件归档产品。这些产品是可以立即搜索的，而且可以应用自动的数据迁移政策和合规数据删除政策。下面是两个例子。
情境1：使用备份磁带后糟糕的电子发现结果
该公司虽然还没有被电子发现所困扰，但是马上就碰上了。法务部门遇到突如其来的没有预料到的法律诉讼，发出了数据保留要求，需要在和辩方律师举行会议之前搜集到相关电子邮件以进行分析。数据存储在离站地点的备份磁带上。但是IT人员有麻烦了。他们必须检查备份目录来寻找当时使用的是什么备份应用程序，而这个备份应用程序现在可能已经不再使用了。他们必须找到备份应用程序的更老版本以便能够恢复数据。比如说，原始备份是在GroupWise进行的，而现在公司使用的是Exchange。法务部门可以拨钱让外部的数据搜集咨询专家来处理磁带，但是IT人员现在怀疑相关磁带已经被重写了。接着就是对公司不利的判决。
情境2：通过管理良好的存储架构来搜集电子邮件
两年前，因为IT部门找不到存储相关电子邮件数据的三年前的磁带备份，这家公司败诉。在经历了这次事件之后，IT部门购买了一套电子邮件归档系统。Exchange管理员现在将活跃信息在Exchange服务器上保留90天。这些信息被备份到一个VTL（虚拟磁带库），然后在90天后，它们被复制到物理磁带上进行离站存储。当一条信息被备份的时候，一个归档副本被发送到一个Exchange归档上，后者会检查是否有重复数据。当IT部门收到法务人员的数据搜集要求后，他们可以方便地将数据搜集软件导向搜寻电子邮件归档。在系统上设置法务人员账号是一个简单的事情，因为这个归档就是一个管理良好的存储目标，同时它还有集中式的智能归档管理政策。随着更多的数据被归档，这个系统对电子发现、合规、公司治理和数据保留管理的价值越大。
