DoSTOR存储分析 昨天美国最高审计机关–美国审计总署（The Government Accountability Office，简称GAO），发布报告认为，美国主要的政府代理机构在如何处理和保存电子邮件方面存在着明显的缺陷。
报告称："根据GAO对四家机构电子邮件记录管理进行的观察，得出的初步结果显示，不是所有的机构都能够应付电子邮件管理挑战。"这份报告是对Department of Homeland Security (DHS), the Environmental Protection Agency (EPA), the Federal Trade Commission , 以及 the Department of Housing and Urban Development (HUD)四家机构做调查得出的结论。
GAO的主要发现之一是：一些机构没有按规定保存足够的电子邮件。报告开头提到："大约有一半的高级官员的电子邮件记录没有正确识别和保存"。强调了没有一套足够有效的、能够分类电子邮件以便快速检索的"记录保存"系统。
2007年，当白宫官员因不当处理和删除了电子邮件遭到八位美国律师的攻击后，群众议论纷纷，从此，美国政府对电子邮件的使用倍受关注。去年法院判决要求白宫保留那些据说已被删除的几百万份电子邮件的备份，国会也已经检查了相关分支机构的电子邮件管理。
本周的GAO报告是众议院对邮件管理方面疏忽的又一证据，它描述了在华盛顿到处都存在着令人担忧的电子邮件管理问题的现状。
GAO的信息管理主管Linda Koontz写道："政府官员及其职员一直没有接受电子邮件记录管理方面的培训，不知道邮件保存相关规定。不遵守邮件记录管理要求，以至关系到个人权益及联邦政府的重要信息无法得到相应的保护。"
Watchdog一个最惊人的发现就是：尽管电子发现（e-discovery）技术已经款款而来，但是各政府机构却普遍存在将电子邮件打印出来，然后对它们以纸制文件的形式进行保存的现象。
GAO负责人提醒说，打印电子邮件使得各政府机构保存同一信息的多个副本，这些副本既可能是纸制的，也可能是电子格式的，结果造成没有必要的数据存储，浪费资源。
白宫电子邮件管理混乱产生的附带效应已经促使法律制定者起草"电子通讯保存法案（Electronic Communications Preservation Act）"，该法案会迫使各机构部署电子记录管理系统来管理电子邮件，对此，Koontz表示赞同。
她写道："很多机构已经认识到：为重要的电子资源创建纸质副本并不是长期可行的战略，并且他们已经开始计划建设电子记录管理系统。"但是，她提醒说，采取行动时必须加强管理，避免不必要的费用发生。
"电子通讯保存法案（Electronic Communications Preservation Act）"还在筹备阶段，需要各机构四年内完成电子记录管理系统，最终迫使政府机构解决他们电子邮件策略上的缺陷。
目前，National Archives and Records Administration (NARA)负责监管联邦记录管理，包括电子邮件管理，不过，GAO负责人发现，各政府机构没有完全服从它的指挥。
尤其是EPA 和FTC，都没有规定员工管理和保存非政府邮件系统发送过来的电子邮件，比如商业网站等。还有，DHS的电子邮件策略没有指出，经电子邮件传送的草稿文件也是需保存下来的。
据GAO 称，接受检查的15个高级官员（没有透露姓名）中的大部分都是这样评论“保存所有的电子邮件”的，Koontz写道："这些官员中有几位的电子邮件帐户上存有数千个甚至数万封邮件。""为了响应Freedom of Information Act [请求的]，这些官员保存了所有的信息，为此，搜索不得不在所有邮件当中进行，他们要付出更多的时间和精力。"
