今天是一个“大数据”时代，数据量越来越大，一方面，资讯丰富呈爆炸式增长，另一方面数据呈现出各种各样的型态如图片、视频、动漫等，众所周知，对数据的采集、分析、利用是一项很有意义和必要性的工作，所以企业一定要妥善保管好数据，做好搜集整理存储工作。在一家企业中，邮件系统作为信息中转枢纽站，鉴于很多资料信息是以邮件形式保存在服务器上，所以做好邮件系统的数据管理非常重要。
业界知名的通联解决方案提供商U-Mail专家曹工认为，要做好邮件系统的数据管理工作，需要做好以下四点：
第一，要及时将符合条件的邮件归档备份到指定地方。
登录U-Mail邮件系统的系统管理后台，点击界面左侧的“设置”选项选择“正在归档”后，可设置将 U-Mail 所有帐号内送和外送的邮件提供存档副本(备份)。而备份存储邮箱则可以通过 “域管理后台(admin)—邮箱管理—添加新用户”的操作来设定。
第二，做好反垃圾防病毒防窃密工作。这工作有三个要点：
一、防患于未然，也就是说在没有被病毒感染之前，先全面防护。U-Mail邮件系统有妙招：
1、采取“爆发保护”，根据对邮件传输的相关模式进行分析，并将它们与每天从全球成千上万个垃圾邮件陷阱里采集的无数电子邮件的类似模式进行比较。这样的分析能够在零时差内检测到爆发——比传统过滤器和基于签名的方案要快得多。
2、独创“热点”专利技术的反垃圾引擎。 U-Mail反垃圾实验室为了更及时精确的识别垃圾邮件，联合以色列PineApp公司、国际反垃圾组织联合在全球范围内布置了数百个热点服务器来动态跟踪垃圾邮件，一旦有两台以上的热点服务器收到同样的垃圾邮件，那么这个垃圾邮件发送者的IP即刻进入U-MAIL的反垃圾IP黑名单，同时会在第一时间将最新数据分发到U-MAIL所有的客户服务器上。
3、第四代基于行为识别的反垃圾引擎。该技术对大量的垃圾邮件样本进行了统计、分析和计算，并且根据RFC.822标准，建立了垃圾邮件发送的行为识别模型。这一模型能够在MTA通信阶段就判断出所接收邮件是否为垃圾邮件。
二、是即使遇到病毒感染也马上隔离开来，保护内部存储数据安全。
三、是传输全程采取128位的SSL加密，可以防止邮件发送过程中被阻截、篡改，保证邮件数据在传输过程中的安全。
第三，做好系统备份和数据备份工作。
首先对本地邮件系统做一次全备份;然后每次系统有重大改动之后，再做一次邮件系统全备份。同时在本地保存好三个标识符文件：admin.id、cert.id、server.id。每周备份数据为新注册用户及相关信息;每两周备份数据为邮件系统关键数据;每月则把本月最后一次关键数据备份内容压缩打包存放与本地邮件服务器分开的机器或备份介质上。
第四，鉴于某些地方基础设施建设落后，互联网环境不稳定，加上停电、宕机等事故多发，建议可以用U-Mail双机热备的方式来妥善解决此类问题。
采用两台服务器(邮件系统同时运行在两台服务器上)，使用共享的存储设备磁盘阵列(邮件服务 器的数据都存放在该磁盘阵列中)。两台服务器可以采用互备、主从、并行等不同的方式。在工作过程中，两台服务器将以一个虚拟的IP地址对外提供服务，同时，服务器通过心跳线(目前往往采用建立私有网络的方式)侦测另一台服务器的工作状况。当一台服务器出现故障时，另一台服务器根据心跳侦测的情况做出判断，并进行切换。采用双机热备方案，不会造成数据丢失，也无需人工值守，实在是省力省心之举。
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