随着技术的发展，整个行业产生的数据量成倍增长。基于云的应用程序和智能移动设备的迅速崛起，更是增加了其复杂性，为我们今天和未来的企业存储、管理和使用实时信息带来了一系列的挑战。
事实上，随着在线和离线信息的爆炸性增长，企业充分利用这些信息技术，提高企业的成功和长期生存周期是唯一合乎逻辑的。但是，这样做需要有效地涉及到相关正确的工作方法和技术。以下的一些建议可以帮助您成功满足数据的可持续性要求。
一、保留信息，并确保其可用性
以逻辑和搜索的方式存储数据，可以使企业快速、轻松地进行检索和分析，使他们能够作出更好、更明智的业务决策。然而，这依赖于进入到核心业务系统的数据。
如果输入组件包括一个结构化的数据，如销售点系统或基于表单的数据输入，这属于直线前进。但是，有大量的非结构化的用户产生的数据，可能是更复杂的。
基于文本的信息管理，从社会媒体，电子邮件、企业内容管理系统。这将使你内容简介你的商店让寻找它的整个容易得多。这些将使您分析您存储的内容，反过来会又使搜索轻松许多。
电子邮件的数量也是一个特别重要的考虑因素，因为它事实上已成为了几乎每一家企业的工作流系统。连接您选择的文档库与您的电子邮件系统是至关重要的一步，这可以改善存储和管理的能力，然后找到关键数据。
二、限制访问和控制信息的流动
将所有业务数据集中到一个中央储存库，企业允许限制访问文件和信息的程度取决于个人所拥有的安全检查水平。这将消除数据被共享或不正确或不适当行为所带来的风险，让企业可以从适当水平的进行清除，最大洞察企业业务的基础上，收集过去的信息。
三、维护文件安全交换，确保版本控制
鉴于多人协作保密工作的问题，电子邮件尤其会引起版本控制和文档交换方面的问题。
首先，不同的人可以对同一文档用不同版本进行编辑，这取决于谁最后阅读了这一封电子邮件。这一混乱所带来的结果可以说是非常显著的。
例如，参加招聘活动。每一个职位空缺都有许多机密文件，涉及到与其相关的作业规范和合同，而这些可能之前已经经历了多个审查周期，数百计的相关的电子邮件讨论。这样做所带来的结果不只是参与人员的混乱，同时也意味着保密文件信息在某种程度上的贬值。
其次，员工必须以正确的方式使用文件，并存储在一个中央枢纽，遵守公司的相关政策。目前并没有办法强迫员工做到这一点，但采用相关的工具和最佳做法，应使其显着的更接近。只有通过这样做，才能保持数据的可持续性。
四、符合规定
合规性和监管显着影响企业的工作方法。不遵守相关规定会给企业带来重大的财务和声誉影响，必须鼓励员工使用尽可能到位使用相关的工具。
从数据可持续发展的角度看，保持相关规定执行的工作方法，会使企业更容易找到并使用旧的数据，因为用户已经知道了需要按照什么格式存储、数据会位于何处。事实上，对于金融服务机构，这可以是一个监管方面的要求。
数据可持续性的一个关键作用是帮助员工了解它所带来的价值，然后鼓励他们采用新的工作实践。然而，如果没有任何新的系统或技术是直观的，或不使用现有的工具和解决方案，如电子邮件，那么你未能满足相关的规定的要求，这是很危险的。更糟的是，如果用户不正确的存储内容，历史数据的价值可能永远不会体现。
