档案管理员拿着大把的钥匙，打开走廊尽头档案室的房门，淡淡的霉味和着昏黄的灯光扑面而来，一排排落地到顶的文件柜挤满了他的视野：在迷宫般狭小的空间里，他瞪大眼睛、轻轻地翻找着需要的资料，小心地拂去尘土，生怕泛黄的纸张在手中缺角断边。心烦意乱的他盼望着快一点找到想要的文件，渴望离开那令人窒息的空间，回到外面任意纵横的网络世界。
纸质档案弊端
这样的场景时刻发生在我们周围每一个用纸张记录信息的地方。亘古不变的档案管理方式，使得档案管理员在看似清闲的工作中付出了繁重的体力。面对着满目的纸张、资料、书籍，查找你所需要的一点点重要的文件资料，真不是一件容易完成的工作。现代人们对信息资源的更大需求，使得用纸张记载保存资料交流起来越来越不适应现代社会的要求。
首先是纸张记载的单位信息资料非常有限，几K的文档资料就需要打印成厚厚的一沓纸，使用时很不方便。其次，用纸张保存文档资料时，会占用大量空间，当我们看到档案馆的藏书室就知道了纸张的力量了。而且纸张保存起来很麻烦，即要防湿、防虫，还要放火等等。所以纸张记录数据人们交流起来很不方便。
档案电子化
在当今社会，信息化、数字化是整个社会发展趋势，把大量的纸张文件、图书转换成计算机所能识别的电子文件是一件非常实用、非常有意义的事情。应用平板式扫描仪对纸张进行扫描是一个解决办法。但是当面对数量非常大的纸张文件和图书时，平板式扫描仪的速度就不能应付了。平板式扫描仪的扫描速度只有每分钟两到三张，只有应用高速扫描仪才能处理这种业务。
现在的存储设备主要有三种：磁带、硬盘和光盘。用磁带作为存储设备，它的容量很大，但是存在着很大的缺点，保存时和纸张一样对环境要求很高，用户使用查询时只能顺序查询，所以很不方便；硬盘的存储速度在三种存储设备里面是最快的，用户使用硬盘时对资料的存储、查询、检索等操作时非常迅速，但是对某些行业来说，硬盘的安全性太低了，用户保存一些重要资料时，硬盘的缺点是暴露无疑。
光盘，作为三种存储设备里面，单位存储容量成本是最低的，携带非常方便。相对于硬盘，它的安全性非常高，只要管理好，其他人不可能越权查看资料。相对于磁带，光盘可以随时查询用户想要看到的资料，不用像磁带一样只能顺序查找。所以，特点优势突出的光盘是作为海量存储设备的首选。所以应用光盘存储、保存、交流数据文件是现在社会的必然趋势。
作为光盘大容量的存储设备—-光盘库，它容量大：JVC光盘库的容量非常大(600片DVD库，5.6TB),换盘速度快，支持跨盘检索，支持网络无缝的数据刻录(同时支持六台刻录机)，机械手自动加载盘片，内部组件模块化设计，内置错误诊断系统，机械手自动翻面可读取双面盘片，是网络时代理想的存储设备。
光盘库方案
本方案是一个DVD-ROM/RAM档案存储检索系统，它是专门用于对各种档案资料的存储备份、检索查阅的系统。管理员可以对原始数据资料进行扫描备份，刻录成光盘存放于DVD-ROM/RAM光盘库中，用户利用网络很方便的检索查阅数据资料。此系统用途非常广泛，可适用于多种用户环境。例如象银行、档案馆、图书馆等等单位。
方案示图
方案应用示图
简图说明：
1、先将旧的文件资料通过高速扫描仪进行扫描，利用服务器做数据处理，把文件存成JPEG等图象格式，并把这些数据刻录成光盘。这个服务器叫做镜像检索服务器。
2、作为镜像数据库的服务器，它要把所扫描的文件光盘存放在光盘库中，并统一管理光盘库。服务器对数据光盘设置权限，管理客户对数据的访问查询。
3、客户端的应用：当这些数据信息成功的存放在光盘库中，服务器能够管理这些数据时，客户就可以通过网络方便快捷的检索查询所需的数据资料了。
4、对于一些经常被检索应用的数据光盘，管理软件可以自动在服务器中做缓存，使客户访问速度更快。
系统构成
硬件需求： JVC系列光盘库：600片盘库容量可达5。6TB
服 务 器：Windows NT
高速扫描仪：BELL+HOWELL 8000系列扫描仪
客户终端：清华同方品牌机
网络设备(HUB，SWITCH)
软件需求： 扫描仪管理软件：清华同方光盘扫描仪管理软件
光盘检索管理软件：SamrtStor光盘库管理软件
本系统的工作过程包括六个部分：
即对文档图本的采集、索引、核对、存储、查询和输出。
采集：由图像录入工作站把档案资料通过扫描仪或通过图像采集平台转化成计算机能识别的图像数据，并对该档案文档进行索引要素的录入。
索引：本系统可以最多在线保存1亿张档案数据(CD-R方式)的原件图像，要想如此众多的票据文档图像在以后查询时被快速、准确的定位，就要为每一张采集到的图像加上一个特定的"标签"，这个标签就是索引值。索引值可以是档案名称、发生日期等信息。索引值输入成功就完成了索引。
核对：当用户的应用系统采用业务数据集中处理的主机系统，档案的要素数据在其他业务系统已经录入过，并保存在主机中。在这种情况下，要求本系统中对同一张凭证所加的索引值，与主机中的该凭证的业务数据严格校核并确保一致。
存储：经索引和校对后的图像信息，要存入中心数据库。但在存储之前必须进行压缩，以最大限度的节约存储空间。经压缩后的图像数据最终存入光盘库。
查询：需要查询时，可以用多种方法来检索，可以使用条件查询或模糊查询的方式，而不一定要知道凭证的全部要素。比如按名称、按发生日期范围检索等。通过快速检索技术，多台查询工作站可以通过网络同时检索文档图像。如果在分馆等下级单位，可以通过下发光盘或通过广域网来进行查询。
输出：文档被检索出来之后，自动的还原显示在计算机的彩色显示器上，并且可以根据用户的需要使用彩色打印机以1：1的比例把原始图像还原打印输出或使用传真机把图像传真出去；或是通过INTERNET，INTRANET把图像作为E-MAIL发送到查询终端。
主要的用户群
企业和政府
设计方案管理(CAD Print) 报纸管理(新闻局)
用户管理(银行、保险公司) 专利管理
技术报告管理 技术信息管理
印刷数据管理(印刷厂)
医院
医疗纪录管理 诊断报告管理
简单方案应用说明(保险公司)
随着保险公司扩大经营规模，各类原始凭证、单证、档案原件产生的数量越来越大。这个档案管理系统的建立全面解决了保险公司原始档案管理的库房拥挤、查阅不便、投资大、劳动强度高等问题，提高了保险公司档案的电子化、自动化、无纸化管理水平。保险公司文档管理系统结合中国国情，适合保险公司业务需求和操作习惯，是集数据采集、压缩存储、模式识别、图象处理、录入查询、综合管理于一体的保险业务自动化管理系统。这个系统将成为保险公司加强管理、提高服务质量的重要手段之一。它提供了五大功能：内容的创建和获取，存储和管理，权限管理，访问和查询以及发布。是实现保险公司数字化办公的完全解决方案。
